Фонды Сапожковского краеведческого музея насчитывают 4266 единиц хранения, из них 3756 предметов составляет основной фонд.

На пути своего становления и развития музей прошел сложный путь, в результате которого сложился сегодняшний музейный фонд, в который входят памятники материальной и духовной культуры, редкие экспонаты по истории и природе Сапожковского края.

Музей обладает значительным количеством произведений древнерусского искусства — это работы иконописцев, резчиков, златошвей.

Богата этнографическая коллекция музея XIХ - ХХ вв., которая продолжает пополняться и в настоящее время: это и красочный самобытный сапожковский народный костюм (праздничный и будничный) со своей своеобразной вышивкой и орнаментом, полные комплекты и отдельные элементы его, украшения, и знаменитые сапожковские заклады — высокохудожественные образцы народного творчества, и изделия народных промыслов, в том числе плетение, керамика, сапожковская глиняная игрушка, а также продукция предприятий народных промыслов.

Археологическая коллекция музея охватывает период с 10 тысячелетия до н.э. по ХVII в. и отражает несколько периодов освоения территории и ступени развития человеческого общества на территории края: памятники эпохи неолита, бронзы, представлены уникальными вещами из мест древних поселений.

В фондах среди редких книг хранятся такие памятники письменности как богослужебные книги ХIХ в. Определенный интерес представляют архивные документы дворянки Е.А. Лызловой (с ХI в.), архив Сапожковской художественной студии и многое другое.

Гордостью музея является мемориальный фонд — материалы о сапожковцах, прославивших свой край и Отечество в области науки, литературы, искусства, военного дела.

Коллекция мемориального фонда — это личные вещи и документы героя Порт-Артура, генерал-лейтенанта артиллерии Л.Н. Гобято; крупного общественного деятеля А.И. Кошелева; Заслуженного врача РСФСР П.П. Стаханова; художников — 3.С. Шмелева, ученика В.А. Серова и И.Е. Репина; члена Союза художников СССР А.И. Филатова; художника-монументалиста А.С. Назарова, сапожковца, имевшего успех не только в России, но и в Европе, США и Канаде; художников-реставраторов Третьяковской галереи, выходцев из Сапожковской художественной студии М.Ф. Иванова - Чуронова и Е.В. Кудрявцева; сапожковца — фотографа Верховного Совета СССР И.В. Филатова и многих других.

Среди коллекций большое место занимают вещественные, документальные, наградные материалы участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. и локальных войн, а также материалы, связанные с развитием сельского хозяйства, промышленности, народного образования, культуры Сапожка вплоть до сегодняшних дней.

Постоянно пополняется фонд современной истории края.

Комплектование фондовых коллекций осуществляется с учетом задач формирования целостности коллекций и задач по построению новых экспозиций и выставок.

Сбор музейных предметов ведется по плану комплектования фондов. Значительная доля поступлений идет за счет активных контактов музея с населением.

Являясь учреждением культуры, музей бережно хранит, экспонирует и пропагандирует свои коллекции.